Komu z vás se minulý rok ulevilo, když zjistil, že se podání daňového přiznání posouvá o čtvrt roku? Kdo z vás jde raději utírat prach, než aby zasedl k nudnému vyplňování papírů? Každý z nás se v životě, ne-li denně setkává s prokrastinací. Dle portálu Leaderstime je prokrastinace „výrazná a chronická tendence odkládat plnění (většinou administrativních či psychicky náročných) povinností a úkolů (zejména těch nepříjemných) na pozdější dobu.“ Takže jak pracovat s jakýmikoliv úkoly, do kterých se nám nechce?
Chorobné odkládání
Zatímco v kanceláři nás pracovní prostředí či přítomnost kolegů a nadřízeného „vybičovalo“ i k těm nejnudnějším úkolům, doma se nám může stát, že je odkládáme, odkládáme, až na nich pracujeme na poslední chvíli a vůbec z toho nemáme dobrý pocit. Žaludek máme sevřený tři dny předem, a lépe nám není ani při jejich plnění.
1. Čas
Každý z nás má jiný rytmus. Někdo rád pracuje večer, někdo ráno. Naplánujte si úkol, ze kterého jste otrávení na tu dobu, kdy o sobě víte, že jste nejvýkonnější. Kromě tohoto úkolu si do diáře na onu dobu nic jiného nedávejte. Budete mít tak vyhrazený čas, kde vás nebude zaměstnávat nic jiného a navíc přesně v takovou dobu, kdy se vám pracuje nejlépe. To jsou dva první předpoklady k úspěšnému započetí úkolu i jeho splnění.
2. Vytíženost
Raději jdete dělat milion dalších neužitečných věcí, než abyste zasedli k vypracování úkolu, protože si potřebujete odpočinout. V dnešní době však odpočívá málokdo. Kolikrát i my chápeme odpočinek jako prokrastinaci. Tak to však není. My a náš mozek odpočívat potřebujeme. Přesně proto, abychom pak zvládli ty nejnáročnější, ale třeba i nejnudnější činnosti, měli na ně energii a neodkládali je.
Než se pustíte do úkolů, rozplánujte si je a prokládejte je odpočinkem. Opravdu nemůžeme fungovat dvanáct hodin denně bez toho, abychom si během nich nepročistili hlavu. Obzvlášť doma, kdy můžeme lehce sklouznout k nepřetržité pracovní době a obzvlášť v době, kdy si nemůžeme procházkou zajít na oběd. Na den si naplánujte jen to, co opravdu zvládnete. Pokud máte v plánu pustit se do úkolu, který vás na srdci tíží jako kámen už jen když na něj pomyslíte, vyhraďte si na něho více času na úkor jiných úkolů, do kterých se můžete pustit později.
3. Plánování
Na začátku nového týdne nebo ještě ideálněji večer před začátkem nového týdne si napište vše, co vás čeká. Udělejte si skupinky podobných úkolů, které na sebe budou navazovat nebo jsou si podobné. Jen tak nebudete přeskakovat z úkolu na úkol. Ani váš mozek nebude zaměstnán tím, jak ono přeskakování zvládnout a vy tam budete mít více energie na vykonání práce samotné. Je to princip takzvaného batch workingu, který je vlastně opakem multitaskingu (ne, multitasking opravdu není efektivním nástrojem k dosahování cílů). Budete tak pracovat systematicky, efektivně a práce vám zabere méně času.
4. Rozdělení úkolů na malé části
Rozepište si úkol tak, abyste viděli jeho jednotlivé malé části. Po každé splněné části si odškrtněte část jako splněnou. Náš mozek miluje postupovat vpřed a jeho postupné plnění úkolu ho namotivuje jít dál. Pokud je to dlouhodobější úkol, rozepište si ho po dnech a těm nejnáročnějším dílům se věnujte v době, kdy se vám pracuje nejlépe (viz první odstavec „čas“).
5. Delegování činností
Občas, hlavně my ženy, máme tendenci prostě zvládnout všechno. Ráno si ještě v posteli přečteme maily, už ve sprše máme hrůzu z toho, jak to všechno zvládneme. A zatímco na nás křičí hladové děti, my už šoupeme špinavé prádlo do pračky a v duchu sepisujeme nákupní seznam potravin. A když dětem zapínáme počítače na online výuku, už vyřizujeme první pracovní telefonáty. Poznáváte se? Hladové děti může nakrmit manžel, stejně tak jako s nimi odjet večer na nákup. Jenže dokud mu to neřeknete, on to s největší pravděpodobností neudělá. Poproste ho, zda by si vzal středeční nákupy jídla na starosti on spolu s dalšími věcmi, které vám uleví. Najměte si pomocnou sílu na úklid, která k vám bude docházet jednou týdně, aby vám doma vytřela, utřela prach a vyčistila koupelnu. Zaplaťte si daňového poradce, který za vás udělá daňové přiznání, do kterého se vám nechce. Objednejte si třikrát týdně připravené jídlo domů. Zkuste cokoliv, co vám pomůže, ale nemějte pocit, že všechno musíte zvládnout sami. Nemusíte. Čím méně budete mít starostí kolem, tím spíše se budete věnovat úkolům, které jsou obtížné.
6. Ranní chvíle pro sebe
Ráno dělá den. Jak může být váš den produktivní, když se už ráno cítíte vyčerpaní ze všech těch úkolů, které vás čekají, včetně toho, na který se tolik netěšíte? Vstaňte před ostatními členy domácnosti o hodinu, půl hodiny nebo klidně jen o patnáct minut dřív, udělejte si čas a jen tak v klidu buďte. Nebo se rovnou běžte projít na vzduch. Meditujte, vizualizujte a klidně si představujte, jak dobře vám je po tom, co jste úkol, na který se netěšíte, dokončila. Mozek vám pak bude pomáhat úkol splnit doopravdy, protože se bude těšit na ten pocit z ranní představy.
7. Pracovní prostředí a atmosféra
V neuklizené, neútulné kanceláři (nebo dnes obývacím pokoji) a na neuklizeném pracovním stole se vám budou úkoly odškrtávat hůře. Je to tak. Vytvořte si takové podmínky, ve kterých vám bude příjemně, a které pro vás bude takzvaným spouštěčem pracovní nálady.
Každému z nás se líbí něco jiného, proto neexistuje jeden jediný návod, jak by takové prostředí mělo vypadat, rozhodně by ale mělo být uklizené. Protože jak se říká, čistý stůl, čistá mysl. A tu k práci rozhodně potřebujete. Dejte si na stůl misku s oříšky, která vás zachrání pokaždé, kdy se budete chtít vzdálit do lednice pro ledovou čokoládu, po které jste vždy ještě více roztěkaní a vodu, díky které se budete cítit svěží.
Jak to místo vypadá, co je kolem. Je prázdné a bez věcí nebo je tam naopak nějaké hezká dekorace? Máte na stole kávu nebo čaj? Posloucháte u práce hudbu ve sluchátkách (na youtube si můžete najít příjemnou, relaxační, energickou nebo hudbu pro lepší koncentraci na jakýkoliv druh práce) nebo máte rádi absolutní ticho? Zavřete si oči a představte si, za jakých podmínek se vám pracuje dobře. A pak si takové prostředí vytvořte. Úkoly se vám budou dělat nejen snáze, ale navíc se do takového místa budete těšit.
8. Konec rozptylování
Ano, to bude chtít trochu pevné vůle a práce sama na sobě. Ale nic není zadarmo, jak se říká. Jestliže víte, že se při těžkém úkolu necháte lehce rozptýlit zprávou na messengeru od kamarádky, nechte mobil v dostatečné vzdálenosti tak, abyste na něho nedosáhli. Na počítači si můžete blokovat stránky, které navštěvujete přesně v momentě, kdy se vám do úkolu příšerně nechce, vypněte si notifikace příchozích emailů. Ano, opravdu vydrží dvě hodiny bez odpovědí a pokud ne, dotyčný vám určitě zavolá. Vše je o plánování. Pokud se chystáte na úkol, který musíte dodělat, váš nadřízený by o tom měl vědět a vězte, že i on vám dá na jeho splnění prostor rád. Dejte si všechny úkoly do pracovního, nejlépe sdíleného kalendáře, a k těm nejdůležitějším si udělejte poznámku „nerušit“ – vaši kolegové i nadřízený tak bude vědět, že vás jednoduše nemají shánět.
9. Odměna a odpočinek
Mozek miluje odměny a bude na vás dorážet, abyste mu dali další. Proto vás bude ke splněnému úkolu sám popohánět. Za úkol, který vás budí ze snu, si naplánujte odměnu. Nové sexy prádlo, krásné letní šaty, tenisky na jaro. Uvidíte, jak moc rychle se vám do úkolu a nejvíce na jeho dodání, bude chtít. Po splnění úkolu se však nevrhejte okamžitě na další a dejte si chvíli oddech. Uvařte si čaj, běžte se projít na vzduch, pusťte si vaši oblíbenou písničku. Prostě si dejte příjemnou pauzu.
10. Dělejte to, co vás baví
Poslední, ale nejdůležitější bod. Když svoji práci budete nesnášet, nepomůže vám proti prokrastinaci žádný z bodů. Na chvíli možná mozek obalamutíte v den, kdy vám na účet přijde výplata, ale zbytek měsíce budete trpět. Úkoly se vám rozhodně nebudou plnit dobře a už vůbec ne ty těžké. Jestli si doopravdy představujete jak místo své práce celých osm hodin raději zaléváte květiny, pak je nejvyšší čas s tím něco dělat. Výpověď ze dne na den je sice hezká, ale dost často nereálná představa, a tak i na toto aplikujte bod číslo 4 – rozdělení úkolu na malé části. Takže místo unáhlené výpovědi se nejdřív zamyslete, co chcete dělat, co vás baví, naplňuje a čemu se skutečně chcete věnovat. Pak si aktualizujte životopis, sestavte vzor motivačního dopisu a začněte se rozhlížet pro vaší vysněné práci. A nezapomínejte „dreambig“ ať se vám i ty nejtěžší úkoly dělají hezky.
